Để cuộc họp bất thường của Hội đồng quản trị (HĐQT) diễn ra đúng theo quy định của pháp luật, đúng điều lệ công ty và các quyết định được ban hành có giá trị pháp lý thì cần phải tuân thủ đúng các nội dung sau đây:
1️⃣ Về trình tự, thủ tục triệu tập họp HĐQT phải tuân thủ các bước theo đúng quy định gồm:
– Bước 1: Xét lý do triệu tập/đề nghị triệu tập có đúng luật và điều lệ hay không?
Theo khoản 3 Điều 157 Luật Doanh nghiệp năm 2020 (sửa đổi năm 2022, gọi chung là Luật Doanh nghiệp năm 2020) quy định:
“Chủ tịch Hội đồng quản trị triệu tập họp Hội đồng quản trị trong trường hợp sau đây:
a) Có đề nghị của Ban kiểm soát (trong mô hình 1) ((hoặc Ủy ban kiểm toán (trong mô hình 2)) hoặc thành viên độc lập Hội đồng quản trị;
b) Có đề nghị của Giám đốc hoặc Tổng giám đốc hoặc ít nhất 05 người quản lý khác;
c) Có đề nghị của ít nhất 02 thành viên Hội đồng quản trị;”
Như vậy, Chủ tịch HĐQT không được tự triệu tập cuộc họp bất thường của HĐQT mà việc triệu tập này chỉ được “kích hoạt” nếu có một trong các yêu cầu của các chủ thể/nhóm chủ thể nêu trên. Đề nghị triệu tập này phải được lập thành văn bản, trong đó nêu rõ mục đích, vấn đề cần thảo luận và quyết định thuộc thẩm quyền của HĐQT.
– Bước 2: Xác định chủ thể triệu tập cuộc họp HĐQT có đúng luật và điều lệ hay không?
Chủ tịch HĐQT phải triệu tập họp HĐQT trong thời hạn (xem bước 3). Trường hợp không triệu tập họp HĐQT theo đề nghị thì Chủ tịch HĐQT phải chịu trách nhiệm về những thiệt hại xảy ra đối với công ty; người đề nghị có quyền thay thế Chủ tịch HĐQT triệu tập họp HĐQT.
Trên thực tế có trường hợp Chủ tịch HĐQT ủy quyền cho Người phụ trách quản trị công ty thay mặt Chủ tịch HĐQT triệu tập cuộc họp. Hiện nay Luật Doanh nghiệp năm 2020 không có quy định về việc ủy quyền triệu tập này nhưng cũng không cấm, do đó về nguyên tắc thì Chủ tịch HĐQT có thể ủy quyền cho Người phụ trách quản trị công ty triệu tập cuộc họp.
Ngoài ra, theo quy định tại khoản 3 Điều 281 Nghị định 155/2020/NĐ-CP hướng dẫn Luật Chứng khoán thì Người phụ trách quản trị công ty đại chúng có quyền và nghĩa vụ chuẩn bị các cuộc họp Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát và Đại hội đồng cổ đông theo yêu cầu của Hội đồng quản trị hoặc Ban kiểm soát.
– Bước 3: Xác định thời hạn triệu tập có đúng luật và điều lệ hay không?
Theo quy định tại khoản 5 Điều 157 Luật Doanh nghiệp năm 2020 thì Chủ tịch HĐQT phải triệu tập họp Hội đồng quản trị trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đề nghị quy định tại khoản 3 Điều này.
– Bước 4: Xác định việc gửi thông báo mời họp có đúng luật và điều lệ hay không?
Theo quy định tại khoản 6 Điều 157 Luật Doanh nghiệp năm 2020 thì Chủ tịch HĐQT hoặc người triệu tập họp HĐQT phải gửi thông báo mời họp CHẬM NHẤT LÀ 03 NGÀY LÀM VIỆC TRƯỚC NGÀY HỌP nếu Điều lệ công ty không có quy định khác. Có nghĩa là thời hạn gửi thông báo mời họp chậm nhất là 03 ngày làm việc trước ngày họp, tức việc gửi thông báo mời họp này có thể gửi sớm hơn chứ không được gửi chậm hơn 03 ngày làm việc trước ngày họp. Việc gửi thông báo mời họp nếu chậm hơn 03 ngày làm việc trước ngày họp (chẳng hạn như chỉ gửi trước 02 ngày hoặc 01 ngày trước ngày họp) được coi là không hợp lệ.
Ví dụ: Nếu ngày họp HĐQT (cuộc họp lần thứ nhất) tiến hành vào ngày 29/12/2022 thì việc gửi thông báo mời họp phải được thực hiện chậm nhất là vào ngày 26/12/2022. Thông báo mời họp phải xác định cụ thể thời gian và địa điểm họp, chương trình, các vấn đề thảo luận và quyết định. Kèm theo thông báo mời họp phải có tài liệu sử dụng tại cuộc họp và phiếu biểu quyết của thành viên. Thông báo mời họp HĐQT có thể gửi bằng giấy mời, điện thoại, fax, phương tiện điện tử hoặc phương thức khác do Điều lệ công ty quy định và bảo đảm đến được địa chỉ liên lạc của từng thành viên HĐQT được đăng ký tại công ty.
2️⃣ Điều kiện tiến hành cuộc họp của HĐQT phải đúng quy định:
Theo quy định tại khoản 8 Điều 157 Luật Doanh nghiệp năm 2020: “Cuộc họp HĐQT (lần thứ nhất) được tiến hành khi có từ ba phần tư tổng số thành viên trở lên dự họp. Trường hợp cuộc họp được triệu tập theo quy định tại khoản này không đủ số thành viên dự họp theo quy định thì được triệu tập lần thứ hai trong thời hạn 07 ngày kể từ ngày dự định họp lần thứ nhất. Trường hợp này, cuộc họp được tiến hành nếu có hơn một nửa số thành viên HĐQT dự họp”.
Như vậy để cuộc họp đủ điều kiện tiến hành theo quy định của luật và điều lệ Công ty thì phải tuân thủ các bước, các điều kiện nêu trên. Nếu không đảm bảo một trong các bước, các điều kiện nêu trên thì được xem là cuộc họp không hợp lệ, không đủ điều kiện tiến hành.
Giả sử: Nếu Công ty có 08 thành viên HĐQT, để cuộc họp lần thứ nhất đủ điều kiện tiến hành thì phải có ít nhất ba phần tư (3/4) tổng số thành viên trở lên dự họp, tức phải có tối thiểu là 06 thành viên tham dự. Nếu không đủ số 06 thành viên dự họp thì được triệu tập lần thứ hai trong thời hạn 07 ngày kể từ ngày dự định họp lần thứ nhất, khi đó phải có hơn một nửa (>1/2) số thành viên HĐQT dự họp, tức là phải có tối thiểu 05 thành viên dự họp.
Lưu ý: Nếu triệu tập lần thứ hai vẫn không đủ 05 thành viên dự họp thì phải hủy cuộc họp chứ không có cuộc họp lần thứ ba. Như vậy trong mọi trường hợp (khi công ty có 08 thành viên HĐQT) nếu có ít hơn 05 thành viên dự họp thì cuộc hợp đó là không có giá trị pháp lý. Sau đó, nếu Công ty vẫn muốn triệu tập họp HĐQT thì sẽ triệu tập lại từ đầu theo tuần tự các bước và điều kiện diễn ra kể trên như đối với cuộc họp lần thứ nhất, khi đó phải có ít nhất ba phần tư (3/4) tổng số thành viên trở lên dự họp, tức phải có tối thiểu là 06 thành viên tham dự. Theo quy định của Luật Doanh nghiệp năm 2020, khác với cuộc họp Đại hội đồng cổ đông có thể tiến hành đến lần thứ 3 nếu lần thứ 1 và lần thứ 2 đều không đủ điều kiện tiến hành, thì cuộc họp HĐQT chỉ có thể triệu tập đến lần thứ 2, và nếu lần thứ 2 cũng không đủ điều kiện tiến hành thì phải hủy cuộc họp để triệu tập lại từ đầu, chứ không có cuộc họp HĐQT được triệu tập đến lần thứ 3 trong một kỳ triệu tập.
Cần chú ý là theo quy định tại khoản 9 Điều 157 Luật Doanh nghiệp năm 2020:
“Thành viên HĐQT được coi là tham dự và biểu quyết tại cuộc họp trong trường hợp sau đây:
a) Tham dự và biểu quyết trực tiếp tại cuộc họp;
b) Ủy quyền cho người khác đến dự họp và biểu quyết theo quy định tại khoản 11 Điều này;
c) Tham dự và biểu quyết thông qua hội nghị trực tuyến, bỏ phiếu điện tử hoặc hình thức điện tử khác;
d) Gửi phiếu biểu quyết đến cuộc họp thông qua thư, fax, thư điện tử;
đ) Gửi phiếu biểu quyết bằng phương tiện khác theo quy định trong Điều lệ công ty.”
Như vậy, thành viên hoặc người được ủy quyền có thể tham dự trực tiếp hoặc tham dự trực tuyến (qua mail, zoom, google meet, zalo, viber…) Nhưng vấn đề là phải chứng minh được thành viên HĐQT đã có sự tham dự (hiện diện) tại cuộc họp thông qua các phương thức này như phải có lưu giữ các tin nhắn, clip/video…và tốt nhất là nên có vi bằng của tổ chức thừa phát lại xác nhận.
Thành viên HĐQT có bắt buộc tham dự cuộc họp của HĐQT hay không?
Theo quy định tại khoản 11 Điều 157 Luật Doanh nghiệp năm 2020 thì thành viên phải tham dự đầy đủ các cuộc họp Hội đồng quản trị. Thành viên được ủy quyền cho người khác dự họp và biểu quyết nếu được đa số thành viên Hội đồng quản trị chấp thuận. Như vậy việc tham dự cuộc họp HĐQT là nghĩa vụ bắt buộc đối với thành viên HĐQT, tuy nhiên việc tham dự này có thể trực tiếp hoặc qua người được ủy quyền. Nhưng vì thành viên HĐQT phải đáp ứng những tiêu chuẩn, điều kiện nhất định do luật và điều lệ quy định, đồng thời phải được các cổ đông tín nhiệm bầu ra, do vậy thành viên HĐQT không được tùy tiện ủy quyền cho người khác tham dự và và biểu quyết tại cuộc họp HĐQT, mà việc ủy quyền này phải được đa số thành viên HĐQT chấp thuận. Do đó, nếu tại một cuộc họp bất kỳ nào đó của HĐQT mà có sự tham gia của người được ủy quyền thì công việc đầu tiên trước khi tiến hành cuộc họp là các thành viên HĐQT phải biểu quyết để xem có chấp thuận cho người được ủy quyền này tham dự và biểu quyết tại cuộc họp HĐQT đó không. Và lưu ý thêm là việc ủy quyền này không phải là ủy quyền thường xuyên, mà việc ủy quyền này chỉ được đặt ra đối với từng cuộc họp HĐQT cụ thể.
Như vậy, với quy định nêu trên thì thành viên phải (tức có nghĩa vụ) tham dự đầy đủ các cuộc họp HĐQT. Tuy nhiên, đều đó không có nghĩa là bất kỳ cuộc họp nào của HĐQT cũng cần có sự tham dự đầy đủ của 100% thành viên HĐQT. Vì với quy định về điều kiện diễn ra cuộc họp lần thứ nhất là khi có ít nhất ba phần tư tổng số thành viên trở lên dự họp và cuộc họp lần thứ hai khi có hơn một nửa số thành viên HĐQT dự họp đã gián tiếp thừa nhận có thể có thành viên vắng họp.
Vấn đề vướng mắc trong trường hợp này là nếu thành viên không chịu dự họp các cuộc họp của HĐQT thì có “chế tài” gì không?
Theo quy định tại khoản 2 Điều 160 Luật Doanh nghiệp năm 2020 thì Đại hội đồng cổ đông bãi nhiệm thành viên HĐQT trong trường hợp không tham gia các hoạt động của HĐQT trong 06 tháng liên tục, trừ trường hợp bất khả kháng, ví dụ như không tham gia họp HĐQT và/hoặc không thực hiện các nhiệm vụ mà HĐQT phân công….
Như vậy với quy định này cũng gián tiếp thừa nhận thành viên HĐQT cũng có thể không tham gia họp Hội đồng quản trị miễn là không trong 06 tháng liên tục.
3️⃣ Điều kiện thông qua nghị quyết, quyết định của HĐQT phải đúng quy định pháp luật
Theo quy định tại khoản 12 Điều 157 Luật Doanh nghiệp năm 2020 thì nghị quyết, quyết định của HĐQT được thông qua nếu được đa số thành viên dự họp tán thành; trường hợp số phiếu ngang nhau thì quyết định cuối cùng thuộc về phía có ý kiến của Chủ tịch Hội đồng quản trị.
Tóm lại, để cuộc họp bất thường của HĐQT diễn ra đúng luật và các quyết định được ban hành có giá trị pháp lý thì cần phải tuân thủ đúng và đầy đủ các bước, các điều kiện như chúng tôi đã phân tích nêu trên.